Правила подачи заявок

Предварительной заявкой вы декларируете свое желание участвовать в конвенте ВолК и свое согласие с Правилами Поведения и Проживания на фестивале.
Предварительные заявки принимаются Оргкомитетом ВолКа с 15 ноября 2018г. по 23 января 2019г. включительно. Оргкомитет оставляет за собой право прекратить прием заявок ранее указанного срока, например, в случае оплаты участниками всего комплекта мест в Пансионате.
Оргкомитет оставляет за собой право ОТКЛОНИТЬ любую заявку без указания причин.
Оргкомитет будет отклонять неправильно оформленные заявки. Ответственность за правильное оформление заявки лежит на заполняющем. К неправильному оформлению заявок, например, относятся заявки, содержащие перед информацией непечатаемые символы или пробелы.
Окончательное решение о Вашем приезде на ВолК подтверждается оплатой Вашего пребывания на ВолКе согласно опубликованным «Правилам оплаты».

Правила заполнения предварительных заявок.


Часть первая. Сведения об участнике

Фамилия - обязательное для заполнения поле. Должна соответствовать паспортным данным. Должна начинаться с ПРОПИСНОЙ буквы (например, Иванов, а не иванов)

Имя - обязательное для заполнения поле. Должно соответствовать паспортным данным. Должно начинаться с ПРОПИСНОЙ буквы (например, Мария, а не мария)

Отчество - обязательное для заполнения поле. Должно соответствовать паспортным данным. Должно начинаться с ПРОПИСНОЙ буквы (например, Васильевич, а не васильевич).

Ник - необязательное для заполнения поле. Учтите, что эта информация будет указана на вашем бейдже.

Дата рождения - обязательное для заполнения поле. Дата рождения должна соответствовать паспортным данным

Ребенок – заполняется ОДНИМ из родителей или сопровождающих лиц.

Населенный пункт – обязательное для заполнения поле, выбирается из списка. Если вашего города в списке нет, ОБЯЗАТЕЛЬНО дополните список (в поле «Добавить свой»). Город указывается не по прописке, а по ФАКТИЧЕСКОМУ проживанию. Заявки, в которых город проживания не указан или указан некорректно, отклоняются.

E-mail - обязательное поле. На указанный E-mail, в частности, вам будет выслан ваш идентификационный номер заявки.

Мобильный телефон - обязательное поле.

Профиль в соцсетях – необязательное поле, но если вам для решения оперативных вопросов быстрее общаться через ВКонтакт, к примеру – заполните его.

Группа полей «Способы связи» (E-mail, Мобильный телефон) должна быть заполнена ОБЯЗАТЕЛЬНО, так как непосредственно перед ВолКом часто возникает необходимость уточнений и экстренных сообщений.

Заболевание - обязательное для заполнения поле, по умолчанию заполненное словом "нет".
Заполнение поля «Хронические заболевания» является категорическим требованием группы медицинского обслуживания ВолКа. При наличии беременности срок беременности (в неделях на момент ВолКа) ОБЯЗАТЕЛЬНО указывается в этом же поле. В этом же поле указываются аллергии и индивидуальная непереносимость лекарств.

Часть вторая. Сведения о желательных условиях проживания, питания, проезда участника

Оргкомитет предлагает две формы поселения на ВолКе:

Форма поселения «кровать». Предоставляется место в комнате, кровать и постельное белье.
Число мест в комнате зависит от выбранного тарифа, и составляет от 2 до 10 мест. Число комнат с тем или иным количеством кроватей регулируется Оргкомитетом.
Существуют тарифы "0.5", в которых двое участников могут оплатить проживание на одной кровати. Для тех, кто выбрал эти тарифы, в поле «Дополнительная информация» в ОБЕИХ заявках необходимо перечислить Фамилии тех, кто претендует на данный тариф, причем в одинаковой форме (например, Иванов/Петрова). Выкупить половину кровати нельзя.

Существуют такие тарифы, как "Викторианский" и "Барокко", где участники могут оплатить проживание в одной комнате повышенной комфортности. Для тех, кто выбрал эти тарифы, в поле «Дополнительная информация» во всех заявках нужно перечислить Фамилии тех, кто претендует на данный тариф, причем в одинаковой форме (например, Иванов/Петрова/Сидоров/Сидорова).
В КОМНАТЕ, ДОМИКЕ/КОТТЕДЖЕ ПОВЫШЕННОЙ КОМФОРТНОСТИ НЕЛЬЗЯ ВЫКУПИТЬ ОДНО МЕСТО, КОМНАТА ПРОДАЕТСЯ ТОЛЬКО ЦЕЛИКОМ.


Форма поселения «пенка». Предоставляется место в комнате (без кровати и прочего) для расселения участников на полу, на привезенных участниками туристических ковриках («пенках») и спальниках. Оргкомитет не предоставляет участникам фестиваля пенок и спальников. Число мест в комнате – от 6 до 15. Число комнат с поселением на пенках регулируется Оргкомитетом.

Комнат с совмещенной формой проживания – «кровати» и «пенки» - на ВолКе нет и не будет. Пожелания участников по поводу расселения в конкретных комнатах и корпусах Оргкомитетом рассматриваются, но не являются обязательными к выполнению. По всем вопросам, связанным с индивидуальными пожеланиями по расселению, обращаться к Администратору по адресу Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Оргкомитет оставляет за собой право не сообщать участникам принцип, по которому те или иные участники были расселены так, а не иначе. Оргкомитет сообщает о приоритетном праве членов Оргкомитета на проживание в комнатах определенных тарифов и корпусов.

Предупреждение! Поселение на ВолКе НЕ предполагает отдельных «мужских» и «женских» комнат. Если для вас этот момент критичен – вы можете либо сообщить об этом Администратору Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.  (и мы попытаемся решить, в меру возможностей, этот вопрос), либо собрать однополую группу поселения (например, через группу фестиваля ВКонтакте, если не можете сделать этого лично).

Кроме описанных в пункте «Тарифы» условий проживания, питания и проезда, никаких других обязательств перед участниками конвента, оплатившими поселение, оргкомитет на себя не берет. Один участник фестиваля может выкупить только ОДНО место поселения. (Это связано с большим количеством заявок на ВолК и ограниченностью мест поселения).

Тариф - обязательное для заполнения поле, выбирается из списка:

Тариф "Первобытный" - проживание в номере от 6 до 15 мест на собственной "пенке" в собственном спальнике.
 
Тариф "Античный" - проживание в номере с двухъярусными кроватями от 4 до 10 мест на стандартной либо двухъярусной кровати.
 
Тариф "Феодальный" - проживание в номере с двухъярусными кроватями от 4 до 10 мест на стандартной либо двухспальной кровати, либо диване. На диван или двуспальную кровать можно заселиться не менее чем вдвоем, с общего согласия. Количество мест в номере от 4 до 5.
 
Тариф «Ренессанс» - проживание в номере со стандартными кроватями. Количество мест в номере – 3.
 
Тарифы повышенной комфортности:
 
Тариф "Викторианский" – проживание в комнате с удобствами в коттедже "Рубленый" или гостевых коттеджах на стандартной кровати, либо диване, либо двуспальной кровати. Количество мест в номере:
- в Рубленом коттедже – от 3 до 6;
- в гостевых коттеджах от 9 человек: на 2 этаже комнаты на 2 и 3 места (стандартные кровати), на 1 этаже двуспальная кровать и диван. На диван или двуспальную кровать можно заселиться не менее чем вдвоем, с общего согласия.
 
Тариф "Барокко" - проживание в индивидуальных домиках повышенной комфортности на двуспальной кровати. Количество проживающих в домике - 2 человека. Есть возможность дополнительного размещения 1 или 2 человек на диване за дополнительную оплату (тариф «Барокко дополнительный»).
 
Тарифы «0,5»
 
Тарифы «Античный» (на стандартных кроватях), "Феодальный", "Ренессанс", "Викторианский" имеют 0,5 аналоги – «Античный 0,5», «Феодальный 0,5», «Ренессанс 0,5», «Викторианский 0,5». Это означает, что на стандартных кроватях можно спать вдвоем.


По всем вопросам индивидуального подхода к тарифам повышенной комфортности обращаться к Администратору Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Напоминаем, что стоимость питания в стоимость поселения не входит, и питание должно оплачиваться отдельно

Тариф «Гостевой» – без проживания и питания, действителен только с 8-00 до 22-00 субботы. Не требует заполнения предварительной заявки, оплачивается по факту прибытия Гостя на конвент. 

Детские тарифы составляют 50% от взрослых. Детских тарифов повышенной комфортности не бывает.

Питание - обязательное для заполнения поле, выбирается из списка.
  
Транспорт туда - обязательное для заполнения поле, выбирается из списка. 


Транспорт обратно - обязательное для заполнения поле, выбирается из списка. 

Группа - здесь пишется название группы поселения.
Если участники желают проживать в одной или рядом стоящих комнатах, они могут создать группу поселения.
У каждой группы поселения должен быть Ответственный за группу. Его имя и E-mail в обязательном порядке должны быть сообщены Администратору фестиваля Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. С этим человеком будут происходить переговоры в процессе подготовки к ВолКу и на самом ВолКе (в частности, ответственный за группу на регистрации получает бейджи участников на всю группу поселения).
Группы численностью менее 5 (для «кроватей») или 6 (для «пенок») человек, расформировываются, все члены таких групп считаются индивидуальными поселенцами и могут быть расселены по усмотрению Оргкомитета.
Для индивидуальных поселенцев, не составляющих групп, на адрес администратора фестиваля Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. принимаются пожелания по поселению рядом или в одной комнате с теми или иными участниками фестиваля, но Оргкомитет не берет на себя обязательств непременно следовать этим пожеланиям.

Дополнительная информация – поле становится обязательным в случае выбора Группы поселения, а также тарифов также тарифов «Викторианский», «Барокко» и всех тарифов 0,5. Во всех остальных случаях поле является необязательным. Здесь можно указывать свои пожелания к Оргкомитету по вопросам проживания, питания, проезда.

 

***

На детей до 14 лет предусмотрена подача отдельных заявок. Заявка заполняется ОДНИМ из родителей или сопровождающих лиц. Форма заявки на ребенка здесь.
Подросткам от 14 до 18 лет включительно требуется на регистрации представить паспорт и письменное разрешение от родителей. Подростки заполняют взрослую заявку.

Если вы правильно заполнили заявку, подтверждение о ее получении будет получено вами на E-mail, указанный в заявке. Подтверждение содержит уникальный идентификационный номер вашей заявки. Используя этот номер, можно будет вносить изменения в свою заявку, пользуясь при этом специальной формой Изменить заявку.
Статус Вашей заявки можно посмотреть используя форму Проверка статуса заявки. Ваша заявка может находится в следующих статусах: "Не обработана", "Принята", "Получено разрешение к оплате", "Оплачена", "Отклонена". В последнем случае, Вам должно прийти письмо с объяснением причин отклонения Вашей заявки, чаще всего - это неправильное ее заполнение. В этом случае, Вам стоит пройти в редактирование заявки и исправить ее согласно требованиям ОК.

ПЕРЕД ОТПРАВКОЙ СВОЕЙ ЗАЯВКИ ЕЩЕ РАЗ ВНИМАТЕЛЬНО ПРОСМОТРИТЕ ВСЕ ЗНАЧЕНИЯ ЗАПОЛНЕННЫХ ВАМИ ПОЛЕЙ!


Получение подтверждения не означает, что заявка принята, означает лишь то, что она получена Оргкомитетом. На этом этапе заявка может быть отклонена Оргкомитетом, без объяснения причин. Подтверждением приема вашей предварительной заявки на ВолК является публикация Вашего имени в списках предварительных заявок. Обновления в списках предварительных заявок происходят не реже одного раза в неделю. Следите за информацией на сайте.

Для любителей пошутить над Оргкомитетом (особенно с навязшим в зубах «алкоголизмом» в разделе «Хронические заболевания») сообщаем: при указании подобного рода сведений о себе в заявках, не удивляйтесь, получив сообщение о том, что ваша заявка отклонена от участия в фестивале.

Информация о стоимости пребывания на ВолКе, порядке оплаты, штрафных санкциях публикуется на сайте в документе «Правила оплаты».