Заявить мероприятие

Чтобы подать заявку на мероприятие, понадобится заявка на конвент. Если вы планируете приехать на ВолК одним днем как гость, но хотите провести мероприятие, обратитесь к руководителям соответствующих блоков и площадок, они помогут вам подать заявку. Всех остальных мы просим это сделать самостоятельно. Разумеется, оргкомитет готов ответить на все вопросы и подсказать, как лучше заявку оформить.

Первым делом, решите, к какому блоку программы будет относиться мероприятие. Какова его тематика? Описание блоков по ссылке "Что такое ВолК?", выбирайте то, что подходит больше всего.

Для перехода к форме заявки либо выберите в правом меню название нужного блока, либо войдите в свой личный кабинет, найдите раздел “ВолК-XXI: Заявка мероприятия” и нажмите кнопку “Подать заявку”. Там же будут потом видны и все ваши заявки мероприятий, их можно будет редактировать и следить за их статусом.

После подачи у заявки по умолчанию будет статус “Новая”. Есть три варианта, как он может изменится:

  • “Принята” - с заявкой все хорошо, оргкомитет с вами свяжется для уточнения деталей;
  • “Обсуждается” - что-то в заявке вызвало вопросы, оргкомитет свяжется с вами для прояснения. Вероятно, в заявке надо будет что-то изменить;
  • “Отклонена” - к сожалению, заявка мероприятия не принимается. Очень редкий случай на ВолКе.

Уведомления об изменении статуса заявки мероприятия будут приходить вам на электронную почту.

Пора подавать заявки. Все обязательные поля отмечены знаком *. Ниже некоторые наши рекомендации по заполнению заявок.

Первым идет раздел заявки “Основное”.

Название мероприятия

Мы ввели в этом году два поля. Первое - не ограничено по длине, это название будет использоваться для анонса мероприятия на сайте и Вконтакте. “Короткое название для расписания” ограничено 40 символами, чтобы мы могли уместить его в расписание. Если вам достаточно короткого варианта, названия могут совпадать.

Два правила, которых мы рекомендуем придерживаться:

  • Название должно быть коротким и ёмким. Будет обидно, если кто-то пропустит ваше мероприятие, утомившись читать длиннющее запутанное название или не поняв ваш краткий вариант.
  • Название мероприятия должно отражать его суть и быть понятным без анонса. Красота и образность - прекрасно, но доводилось ли вам стоять перед расписанием и пытаться понять что имел в виду автор мероприятия и стоит ли туда идти? Нам - многократно. Помните, что название влияет на выбор участников, а значит, и на качество аудитории, которую вы соберете на конвенте.

Тип мероприятия

Мы собрали в форме заявки самые популярные типы мероприятий. Если ни один вам не подошел, вы можете создать собственный.

  • Лекция - вы хотите поделиться знанием с аудиторией, руководствуясь принципом: "Один говорит, другие слушают". Лекторов в рамках одного мероприятия может быть несколько;
  • Семинар - на мероприятии будет несколько сообщений на заявленную тему, каждое из которых вы планируете всесторонне обсудить с собравшимися;
  • Круглый стол - вы хотите обсудить волнующий вопрос в рамках дискуссии, где вы модератор;
  • Презентация - вы будете рассказывать о новых решениях, будущих проектах или интересных событиях;
  • Тренинг/Практикум - вы предлагаете участникам попрактиковаться в чем-то;
  • Мастерская - вы будете вместе с участниками создавать и творить;
  • Мастер-класс - вы хотите научить, как делать правильно;
  • Соревнование/ Конкурс/ Турнир - если предлагаете соревнование, возможно с призами;
  • Шоу/Перформанс - если хотите произвести неизгладимое впечатление на зрителей своей яркостью, красотой и энергией;
  • Концерт - вы собираетесь играть на музыкальных инструментах, петь или декламировать со сцены;
  • Творческий вечер - чаще всего, отличается от концерта менее формальной обстановкой. Зрители не только слушают, но и участвуют, общаются, включаются в происходящее;
  • Посиделки - дружеское общение вокруг заданной темы в приятной обстановке;
  • Вечеринка - вы зовете всех петь, танцевать и веселиться;
  • Бал - танцы, танцы, танцы, но не просто так, а определенной эпохи или тематики. Обычно есть дресскод;
  • Танцкласс - изучение танцев, часто для подготовки к балу;
  • Выставка - вы привезете то, на что стоит посмотреть;
  • Игра - если предлагаете играть во что-то :). Игры могут быть ролевые (на улице или кабинетные), настольные ролевые (ДнД), настольные не ролевые (интеллектуальные или просто настольные), спортивные. И, конечно, детские игры - для юных участников конвента;
  • Другое - если вы не нашли в списке подходящий вам тип мероприятия, выберите этот вариант и впишите свой тип.

Ведущий мероприятия

Имя автора мероприятия - полноценный критерий выбора для участника конвента. Заполняйте это поле, пожалуйста, в формате “Ник (Имя, Фамилия), Город, где постоянно живете”. Если ника нет, достаточно имени и фамилии. Если ведущих несколько, перечислите их всех через запятую.

Анонс мероприятия для сайта и группы

  • Несколько предложений, полно раскрывающих тему и задумку мероприятия;
  • Хороший тон - уточнение, кому, по мнению заявителя, это мероприятие будет особенно полезно;
  • Здорово, если заявитель пояснит, что надеется дать пришедшим гостям: например, новые знания (о чём) или умения (какие); впечатления или гости просто приятно проведут время... Честно скажите о том, почему стоит к вам приходить;
  • Укажите ссылку на картинку, которая сопровождает анонс. Картинка проиллюстрирует идею мероприятия, привлечет внимание посетителей сайта и группы ВолКа в VK.

Продолжительность мероприятия

  • Так как количество помещений площадки конвента ограничено, мы просим исходить из принципа "минимально достаточно";
  • Соизмеряйте длительность мероприятия и его формат: лекция на четыре часа - тяжелое испытание для участников, кабинетная игра такой длительности - разумный выбор;
  • Если вам требуется время на подготовку помещения и уборку его после мероприятия укажите это в соответствующих полях.

На кого рассчитано мероприятие

Это необязательное поле. Вы можете уточнить здесь, на какую аудиторию ориентируетесь. Это поможет нам при формировании расписания. Обратите, пожалуйста, внимание, что это поле увидят только организаторы. Если вы хотите обозначить сразу для участников, кого вы ждете, включите это в анонс.

Раздел “Технические требования”

Необходимые ресурсы

  • Укажите, что из оборудования или расходных материалов обязательно требуется для проведения мероприятия и нет возможности привезти это самостоятельно. Мы подготовили список наиболее часто используемых ресурсов, отмечайте галочками необходимое. Для всего остального или уточнений есть поле "другое". Пожалуйста, указывайте то, что вам действительно нужно.
  • Мы постараемся предоставить все запрошенное, но не можем этого гарантировать, особенно если речь идет о редких ресурсах или сложной технике.
  • Мы заранее уведомим вас, если запрашиваемый ресурс или технику невозможно предоставить.

Требования к помещению

  • В требованиях к помещению просим указать минимально необходимые требования к проведению мероприятия, мы действительно постараемся учесть все пожелания, но ничего не гарантируем.
  • Мы ограничены реалиями базы "Спутник" и сеткой расписания. Поэтому в дополнительной информации указываются критические моменты: например, высота потолков (если планируете махать палками или прыгать), изолированность (если важна тишина), наличие затемнения (если работаете со светом), наличие розеток (если нужен источник питания), напольное покрытие.
  • Здесь же пишите, если вам в помещении что-то обязательно нужно из мебели, например, столы и сколько. Или необходимо конкретное количество стульев.

Желаемое время и место проведения

Вы можете указать, когда и в каком именно помещении вы хотели бы провести свое мероприятие. Мы постараемся учесть ваши пожелания при формировании расписания.

Нежелательные пересечения

Обязательно указывайте мероприятия, в которых планируете участвовать, чтобы ваш сольный концерт и презентация вашей игры не стояли в сетке одновременно. Можете указать и что-то еще, с чем бы не хотелось пересечься, мы выполним вашу просьбу, если это будет возможно.

Раздел “Дополнительно”

Здесь мы просим вам в обязательном порядке заполнить только поле “Желаемый способ связи”.

Поле “Дополнительно” вы можете использовать для любой информации, которую считаете важной включить в заявку.

Ждем ваших заявок!

  

РИ-блок

Спортивно-турнирное направление

Техносекция

Музблок

Неформатные проекты

Настольные игры

Настольные ролевые игры

Этно-блок

Литплощадка

Вечеринки

Танцклассы

Фэшн-блок